會議策劃流程:無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題:
1:需要做些什麼?
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
2:誰來籌劃會議?
從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職,最終結(jié)果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責(zé):作為會議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
*善于與人共事
*善于注意小節(jié)
*善于解決問題
*善于與人協(xié)商
*能夠管理會議財務(wù)事宜
*熟悉酒店運(yùn)作
*能夠安排恰倒好處的菜單
*能夠熟練操作電腦
*能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道
*能妥善接待貴賓和外國客人
*熟知各種禮儀
*行事果斷、執(zhí)著
會議籌劃者的任務(wù):
*制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)
*制定會議議程
*了解可供使用的場所和設(shè)施情況
*選擇或提議合適的場所
*檢查并比較各項設(shè)施
*安排交通事宜
*協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動
*招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員
*制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
*確定各項工作的時間安排
*視察選定的場所和設(shè)施
*與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)
*確定印刷公司
*安排食品、飲料有關(guān)事宜
*討價還價
*同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系
3:主要會議類型:
*銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。
*年會:可以是公司股東大會,也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。
*產(chǎn)品發(fā)布會:是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。
*研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
*專業(yè)會議:是就某個領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
*獎勵會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎勵。
*培訓(xùn)會議:一般要用至少一天,多則幾周時間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所,培訓(xùn)內(nèi)容高度集中,由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授,而且通過培訓(xùn)要實現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。
4:會議籌劃步驟:
目的和目標(biāo):確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標(biāo)和目的有以下一些:
*培訓(xùn)*通知*教育*探討問題*做決策
*引入新事物或介紹新人員
*激勵*開發(fā)*展示*促進(jìn)與改善*解決問題
*討論如何贏利*贏利
5:在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:
*預(yù)計召開會議的日期;
*會議預(yù)計召開幾天;
*打算在什麼地方召開會議;
*會議形式或程序是什麼;
*需要多大的場地;
*以前開過這樣的會議嗎?結(jié)果如何;
*將有多少人到會;
*會議預(yù)算是多少;
*與會者對費(fèi)用開支很在意嗎?
*打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施;
*打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼;
*誰來制作會議邀請函;
*會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎?
*會議的發(fā)言人有哪些?
*會議需要什麼樣的視聽設(shè)備;
*需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;
*與會者可以攜帶家屬嗎?
*打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?
*有誰來承擔(dān)這些活動的費(fèi)用。
海 南 會 議 接 待 流 程
一、確定會議主題:
二、會前準(zhǔn)備
1.會議內(nèi)容(主辦方、承辦方、協(xié)辦方)
2.會議日程
3.會議地點
4.會議酒店
5.會議手冊
三,會前準(zhǔn)備:秘書組
1.會議代表出入證,工作牌
2.會議用臺卡
3.會議用品清單
4.人員崗位安排,會前培訓(xùn)
5.酒店指示牌
四、接機(jī)組準(zhǔn)備
1.落實航班情況,做好接機(jī)牌
2.整理客人名單,接照先后順序排好
3.根據(jù)航班抵達(dá)時間,提前30分鐘到達(dá)機(jī)場
4.從第一班到航班最后一趟,會程無縫對接
5.車隊與接機(jī)工作人員落實停車地點,將客人引導(dǎo)進(jìn)入停車場;
6.車隊隊長做好車輛協(xié)調(diào)工作,計劃好航班流量,以及機(jī)場到酒店路程所用時間,不能讓客人等太久;
7.做好無縫對接,不漏接不錯接;
四、會議報到組
1.落實好當(dāng)天到達(dá)人數(shù)和時間;
2.根據(jù)會議代表所需房型落實好酒店用房情況;
3.與前臺對接,落實當(dāng)天所用房間數(shù)量,如增加人數(shù)超量,做好應(yīng)急酒店準(zhǔn)備;
4.做好報到登記,房間登記,禮品發(fā)放,名牌,胸牌,餐票發(fā)放;
5.落實好餐廳,會議室,用餐,用餐性質(zhì):圍桌、自助餐,報到時告知用餐和會議樓層;
6.交待客人會議場地情況;
7.與前臺對接好入住人數(shù),房型,匯總表;
五、會議期間物資組、秘書組工作安排
1.會議室:場地布置,燈光音響,投影等布置;
2.會場根據(jù)需求排好桌子,臺卡,主桌,副桌,嘉賓桌;鮮花擺放,會議用本子、筆等所需用品;
3.秘書組:會議流程,根據(jù)會議性質(zhì)檢查會議之前的準(zhǔn)備工作是否落實到位。
4.秘書組:根據(jù)會議性質(zhì),做好主持及會議安排工作;
5.大會結(jié)束后做好分會場討論、展會工作;
6.用餐時間、地點、主辦方要通知到位(群里通知、報到手冊標(biāo)明、會議期間通知);
7.每個會場有1-2人做為跟會工作人員,做好協(xié)調(diào)應(yīng)急工作;
六、會議報到組:
1.報到時落實好每位客人返程情況;
2.根據(jù)返程航班做好送機(jī)統(tǒng)計表,同時通知車隊;
3.與酒店做好用房,用餐確認(rèn)工作;
4.如有特別嘉賓,需要特別單獨安排專車專人接送;
七、送機(jī)組:根據(jù)航班情況與客人聯(lián)系,做好送機(jī)工作;
八、財務(wù)部:根據(jù)酒店消費(fèi)情況,房間,會議室,餐廳,車隊,各供應(yīng)商,核對帳單,做好結(jié)算工作。
只要告訴我們您對會議的要求,剩下的就由我們來為您服務(wù),我們將會為您提供最明細(xì)的會議策劃、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),相信以我們的能力和實力定能讓您此次會議滿意而歸,滿載而歸。