會議接待：迎接與會人員、現(xiàn)場運作、安排工作人員和良好的交通安排是會議報到和現(xiàn)場管理順利進行的組成部分。第一印象很重要。現(xiàn)場報到是大家露面的時候，前來露面的與會人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個人都是有備而來，每個人都應(yīng)該得到最熱情周到的服務(wù)�！ �
歡迎與會者并幫助他們進行報到是會議殷勤待客的重要表現(xiàn)。
現(xiàn)場的后勤工作：
1.報到小組：被選派的現(xiàn)場報到工作的人員應(yīng)該是經(jīng)過培訓(xùn)并熟悉后勤和報到工作的方方面面。每位工作人員都應(yīng)有該建筑內(nèi)所有與會議有關(guān)的場所的方位圖。關(guān)鍵人員在整個會議期間還應(yīng)配有通訊工具以便及時溝通情況和隨時到位。書面的工作指示和行為規(guī)范也是不可少的。必須讓現(xiàn)場工作人員清楚以下幾件事：
· 會議活動的日程表；
· 各種活動次數(shù)；
· 工作人員的分配；
·一些必需場所的位置（商務(wù)中心、洗衣房、大堂洗手間等）
2．報到人員的分配：
· 分配的報到人員要充足，如有需要，可指定后備人員；
· 選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格；
· 一定要選派一名調(diào)停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對調(diào)停感到滿意；
· 對于大型會議的大批工作人員，要提供一個專門的會務(wù)人員休息室； · 報到地點一定備有充足的會議介紹、地圖和相關(guān)資料用來發(fā)放；
· 發(fā)給每個工作人員一張急救電話號碼表。應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會議有關(guān)方的電話號碼；報到處要始終有一位工作人員，負責(zé)傳信聯(lián)絡(luò)。
3．指示牌：與會者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準(zhǔn)備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會者能毫不費力地找到想去的地方。
海 南 會 議 接 待 流 程
一、確定會議主題：
二、會前準(zhǔn)備
1.會議內(nèi)容（主辦方、承辦方、協(xié)辦方）
2.會議日程
3.會議地點
4.會議酒店
5.會議手冊
三，會前準(zhǔn)備：秘書組
1.會議代表出入證，工作牌
2.會議用臺卡
3.會議用品清單
4.人員崗位安排，會前培訓(xùn)
5.酒店指示牌
四、接機組準(zhǔn)備
1.落實航班情況，做好接機牌
2.整理客人名單，接照先后順序排好
3.根據(jù)航班抵達時間，提前30分鐘到達機場
4.從第一班到航班最后一趟，會程無縫對接
5.車隊與接機工作人員落實停車地點，將客人引導(dǎo)進入停車場；
6.車隊隊長做好車輛協(xié)調(diào)工作，計劃好航班流量，以及機場到酒店路程所用時間，不能讓客人等太久；
7.做好無縫對接，不漏接不錯接；
四、會議報到組
1.落實好當(dāng)天到達人數(shù)和時間；
2.根據(jù)會議代表所需房型落實好酒店用房情況；
3.與前臺對接，落實當(dāng)天所用房間數(shù)量，如增加人數(shù)超量，做好應(yīng)急酒店準(zhǔn)備；
4.做好報到登記，房間登記，禮品發(fā)放，名牌，胸牌，餐票發(fā)放；
5.落實好餐廳，會議室，用餐，用餐性質(zhì)：圍桌、自助餐，報到時告知用餐和會議樓層；
6.交待客人會議場地情況；
7.與前臺對接好入住人數(shù)，房型，匯總表；
五、會議期間物資組、秘書組工作安排
1.會議室：場地布置，燈光音響，投影等布置；
2.會場根據(jù)需求排好桌子，臺卡，主桌，副桌，嘉賓桌；鮮花擺放，會議用本子、筆等所需用品；
3.秘書組：會議流程，根據(jù)會議性質(zhì)檢查會議之前的準(zhǔn)備工作是否落實到位。
4.秘書組：根據(jù)會議性質(zhì)，做好主持及會議安排工作；
5.大會結(jié)束后做好分會場討論、展會工作；
6.用餐時間、地點、主辦方要通知到位（群里通知、報到手冊標(biāo)明、會議期間通知）；
7.每個會場有1-2人做為跟會工作人員，做好協(xié)調(diào)應(yīng)急工作；
六、會議報到組：
1.報到時落實好每位客人返程情況；
2.根據(jù)返程航班做好送機統(tǒng)計表，同時通知車隊；
3.與酒店做好用房，用餐確認(rèn)工作；
4.如有特別嘉賓，需要特別單獨安排專車專人接送；
七、送機組：根據(jù)航班情況與客人聯(lián)系，做好送機工作；
八、財務(wù)部：根據(jù)酒店消費情況，房間，會議室，餐廳，車隊，各供應(yīng)商，核對帳單，做好結(jié)算工作。